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Publics

Les directeurs financiers, les responsables comptables, les chefs d’entreprises, les informaticiens qui doivent mettre en œuvre des systèmes informatiques traitant des factures.

Durée

1 journée.

Mots-clés

TVA, Facture, EDI, PDF, PDF/A, signature numérique, piste d’audit, Chorus,

Dématérialisation de factures secteur privé

Ces dernières années, l’Europe et les états incitent à développer la dématérialisation des factures : Directive européenne sur la TVA, obligation progressive de transmettre des factures électroniques aux administrations, loi, dite loi « Macron » sur les échanges de factures entre société.

Une des dispositions importantes concerne le fait que la valeur probante de la facture numérique non signée est alignée sur celle de la facture papier.

Les entreprises, quel que soit leur taille, peuvent désormais échanger des factures par e-mail à condition de respecter les exigences qui conditionnent le droit à récupération de la TVA.

Il est notamment nécessaire de démontrer l’existence au sein de l’entreprise d’une piste d’audit fiable garantissant le lien entre la facture reçue ou émise, l’opération commerciale réalisée et le règlement de cette facture. Il appartient donc à chaque entreprise de constituer sa propre piste d’audit fiable conformément aux exigences du Code Général des Impôts.

En cas de non respects de ces exigences, la sanction peut être grave : le rejet du droit à récupération de la TVA.

Objectifs :

  • Savoir concevoir, alimenter et contrôler une « piste d’audit fiable »» pour l’émission et la réception de factures papier ou électronique.
  • Préparer les services comptabilité fournisseurs à exercer de nouveaux contrôles sur les factures et la piste d’audit.
  • Pouvoir adresser des factures à l’administration.

Contenu :

Les supports de la facture pour la production, le transfert et l’archivage

Les quatre formats de la facture au sens fiscal :

  • Factures papier ;
  • Factures EDI ;
  • Factures électroniques avec signature électronique ;
  • Factures dites « cartographiées » nouvellement introduites par la Directive.

Les exigences communes à ces quatre formes de facture :

  • Authenticité de l’origine, intégrité du contenu et lisibilité des factures ;
  • Mise en œuvre moyens et de contrôles permettant l’établissant d’une piste d’audit fiable entre les factures émises et reçues et la livraison de biens ou prestations de services.

La piste d’audit fiable

Comment la concevoir :

  • Que peut/doit contenir la piste d’audit ?
  • Recenser les applicatifs concourant à production l’envoi, la réception le traitement et la conservation de la piste et leurs caractéristiques.

Comment la documenter :

  • Les exigences formelles ;
  • Les exigences fonctionnelles.

Comment la contrôler :

  • Périodicité et nature des contrôles ;
  • Formalisation des conclusions des contrôles.

Comment l’archiver :

  • Le choix du moyen d’archivage des éléments constitutifs de la piste d’audit ;
  • Faut-il recourir à des prestataires (tiers archiveurs par exemple) ?
  • La durée d’archivage.

Exercices pratiques :

  • Créer à partir d’un logiciel de comptabilité et d’un logiciel de GED, une piste d’audit fiable ;
  • Evaluer la qualité de la piste d’audit ainsi mise en place au travers de tests.

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